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メールの作法:送信人と受信人のギャップ

電子メールで用事を済ますこともフツーのことになりました。一方、トラブルも起こっています。

送ったのに何の反応もない、ということも聞かれます。送信側は、電子メールだから瞬時に相手に「届いている」と思いますし、受信側は、「メールを見る習慣が無い」「迷惑フォルダに入っていた」「見逃した」「あらかじめ電話ででも知らせてくれたら」というようなことで、ギャップがコミュニケーションを結果的に阻害していることもあります。双方に悪意は無いのに…と思えてもこういう結果になることはあるものです。

少し、実例を交えて「ギャップ」をとりあげます。

  1. 発信した(はずな)のに、反応がない。心配して電話したら、着信していなかった=爺が受信側でした。爺は、メールで指示を受け、PCで作業しますので、見たメールは可能な限り早く反応します。それが、1日たってもなんら反応が無い、ということで電話があったのでした。送信側が爺の反応速度や、自宅不在などの場合blogにその旨を書いているのを知っていて、これ以上遅くはならないよね~ということでの電話でした。メールは行方知れず、ということになり、再送していただきました。
  2. 発信したメールに、2日後電話で応答がありました=これはちょっと間延びしていると爺は感じました。受信した時点で、あなたのメールは「届いたよ」「受信したよ」「返事は待ってね~」というようになっていれば、送信側は少し落ち着きますね。これは、爺が送信側でした。
  3. メールが着信し、指示に基づいて作業したんですが、追加指示メールが着信。さらにさらに追加のオンパレード。どこが区切りかわからないという混乱に陥りやすいメール=最初のメールに全体で何通発信見込みとか、最後のメールに、これで終了、のように見通し・結末を記入するとわかりやすいと思います。できるだけ爺に早く用件・指示を伝えようというあまり、情報の区切りをうまく見つけることができないという、ちょっと急ぎすぎのメールがありました。

名刺、サイトにメアド掲載している場合は、それなりの速度で反応は常識の範疇かと…

電子メールの位置づけはそれぞれ異なります。自身の基準が他人も同様にそう思っている、ということにはなりません。一方、名刺やサイトにメアドを掲載しているなら、それ相応の反応をするのは、常識の範囲とも思えます。名刺に住所があったので郵便送ったが届かなかった、となればその人の信用はあまり芳しいものとは言えないことになるかと…。同じようなことをメアドでも思うかどうかですね。
見せかけだけのメアドなら名刺に記載しない方が良いでしょう。コミュニケーションを結果的に阻害しているとなっては、もったいない限りです。メアドがあるということは別段ステータスでもなんでもありません。サイトにメアド(メッセージ機能)を出していて、なんら反応しない、ということになれば、せっかくのサイトが十分役割を果たしてないと言われかねません。
いわゆる正式な名刺は氏名だけだそうですね。爺、この「正式」な名刺を頂戴したのは1回きりです。そこには、住所はおろか電話、肩書、もちろんメアドも無く、一瞬「どうしろと? これで」と思ったのでした。しかし、頭の片隅に「正式」な名刺はこうだった、ということが残っていて、まあ、コトナキをえたというか…。

ことほど左様にコミュニケーションは難しい側面をもっています。どのような場面がその阻害要因になっているか、糸のほつれをほどくように作業するしかないのかもしれませんね…。